Politique de confidentialité

La présente politique décrit la façon dont Deepflow traite les renseignements personnels dans le cadre de sa plateforme d’automatisation pour courtiers hypothécaires, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (la « Loi 25 »).

1. L’entreprise

9571-4820 Québec inc. (« Deepflow ») est une entreprise québécoise immatriculée sous le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) 1182338427, dont l’établissement est situé au D1208-5111, rue Sherbrooke Est, Montréal (Québec) H1T 4B5.

Deepflow fournit une plateforme d’automatisation utilisée par des courtiers hypothécaires du Québec pour recueillir, auprès de leurs clients, les renseignements liés à une demande de prêt hypothécaire, par formulaire intelligent et par échanges textos, puis pour structurer ces renseignements dans les outils du courtier.

2. Le rôle de Deepflow

Deepflow agit pour le compte du courtier. C’est le courtier qui détermine les renseignements demandés et la finalité de leur collecte ; Deepflow les traite uniquement pour lui rendre ce service, selon ses instructions et selon une entente écrite conclue avec lui.

Deepflow est donc un mandataire au sens de l’article 18.3 de la Loi 25, et le courtier demeure le responsable des renseignements personnels de ses clients. Toute question portant sur un dossier hypothécaire relève du courtier.

3. Les renseignements traités

Selon ce que le courtier demande à son client, cela peut comprendre : le nom et les coordonnées, des renseignements sur l’emploi et les revenus, la mise de fonds et la situation financière, des renseignements sur la propriété visée et le projet (achat, préqualification, refinancement ou renouvellement), ainsi que le contenu des échanges textos tenus avec l’assistant de qualification. Certains de ces renseignements sont sensibles au sens de la Loi 25 et sont traités avec un soin particulier.

4. Les finalités du traitement

Les renseignements sont traités uniquement pour : recevoir et structurer les réponses au formulaire ; produire le dossier PDF transmis au courtier ; créer et remplir le dossier dans les outils du courtier (son CRM et son logiciel hypothécaire) ; qualifier les demandes par échange texto et fixer les rendez-vous ; produire une estimation de capacité d’emprunt et une notation du dossier ; et transmettre les rappels liés au dossier, notamment les rappels de renouvellement.

Deepflow ne vend jamais de renseignements personnels, ne les utilise à aucune fin publicitaire et ne s’en sert pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

5. Le consentement

Les renseignements sont fournis volontairement par la personne concernée, dans le cadre de la démarche entreprise avec son courtier, en remplissant le formulaire ou en répondant aux messages textes. Le consentement peut être retiré en tout temps auprès du courtier ou de Deepflow (section 11) ; certains services pourraient alors ne plus pouvoir être rendus. Les messages textes de rappel comportent la possibilité de demander l’arrêt des communications.

6. Le partage des renseignements

Les renseignements sont partagés avec le courtier concerné et avec un nombre restreint de fournisseurs de services qui font fonctionner la plateforme pour le compte de Deepflow : hébergement des données, transmission des courriels et des messages textes, et analyse par intelligence artificielle (qualification et notation des dossiers).

Ces fournisseurs sont liés par des ententes écrites, ne peuvent utiliser les renseignements qu’aux seules fins de rendre leur service à Deepflow, et ne peuvent en aucun cas les utiliser à leurs propres fins ni pour entraîner des modèles. Aucun renseignement personnel n’est communiqué à des tiers en dehors de ce cadre.

Des précisions sont publiées à la page Hébergement et fournisseurs.

7. L’hébergement des renseignements

Les renseignements principaux sont hébergés au Canada. Certains services accessoires au fonctionnement de la plateforme sont exécutés à l’extérieur du Québec ; ces communications sont encadrées par des ententes écrites et évaluées conformément à l’article 17 de la Loi 25.

Une fois transmis, les renseignements résident aussi dans les outils du courtier (son CRM, son logiciel hypothécaire et sa boîte courriel), que le courtier gère dans ses propres comptes et selon ses obligations professionnelles.

8. La durée de conservation

Deepflow conserve les renseignements le temps nécessaire à leur transmission au courtier et au suivi du dossier, puis les détruit automatiquement (par défaut, environ 120 jours après leur réception). Un journal minimal, ne contenant pas le détail des renseignements, est conservé à des fins de vérification. Font exception les données strictement nécessaires aux rappels programmés que le courtier a activés (par exemple la date de renouvellement), conservées jusqu’à l’envoi du rappel ou au retrait du consentement.

Le courtier demeure tenu de conserver certains dossiers plus longtemps selon ses propres obligations légales ; cette conservation relève de lui et s’effectue dans ses propres outils.

9. Les mesures de protection

Deepflow applique des mesures de sécurité conformes aux exigences de la Loi 25, notamment : chiffrement des données au repos et en transit, hébergement au Canada, accès restreint et cloisonné par courtier, et journalisation des accès. Aucune mesure n’est infaillible, mais les renseignements sont protégés en tout temps selon l’état de l’art.

10. Les droits des personnes concernées

Sous réserve de la loi, toute personne concernée peut : consulter les renseignements détenus à son sujet, en demander la rectification, en demander la suppression, en obtenir une copie dans un format technologique structuré (portabilité) et retirer son consentement. Les demandes reçoivent une réponse dans les délais prévus par la loi, généralement 30 jours.

11. Exercer un droit et nous joindre

Toute question ou demande peut être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels de Deepflow :

Courriel : deepflow_ai@outlook.com

12. Témoins (« cookies »)

Le site Web utilise uniquement les témoins essentiels à son fonctionnement et à la sécurité des sessions. Aucun outil de suivi publicitaire n’est utilisé.

13. Modifications

La présente politique peut être mise à jour. La date d’entrée en vigueur indiquée ci-dessus correspond à la version courante ; toute modification importante est signalée.