Politique de confidentialité

La présente politique décrit la façon dont DeepFlow traite les renseignements personnels dans le cadre de sa plateforme d’automatisation pour courtiers hypothécaires, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (la « Loi 25 »).

1. L’entreprise

9571-4820 Québec inc. (« DeepFlow ») est une entreprise québécoise immatriculée sous le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) 1182338427, dont l’établissement est situé au D1208-5111, rue Sherbrooke Est, Montréal (Québec) H1T 4B5.

DeepFlow fournit une plateforme d’automatisation utilisée par des courtiers hypothécaires du Québec pour recueillir, auprès de leurs clients, les renseignements et les documents liés à une demande de prêt hypothécaire — par formulaire intelligent, par échanges textos et par un espace sécurisé de dépôt de documents —, puis pour les classer et les structurer dans les outils du courtier.

2. Le rôle de DeepFlow

DeepFlow agit pour le compte du courtier. C’est le courtier qui détermine les renseignements demandés et la finalité de leur collecte ; DeepFlow les traite uniquement pour lui rendre ce service, selon ses instructions et selon une entente écrite conclue avec lui.

DeepFlow est donc un mandataire au sens de l’article 18.3 de la Loi 25, et le courtier demeure le responsable des renseignements personnels de ses clients. Toute question portant sur un dossier hypothécaire relève du courtier.

3. Les renseignements traités

Selon ce que le courtier demande à son client, cela peut comprendre : le nom et les coordonnées, des renseignements sur l’emploi et les revenus, la mise de fonds et la situation financière, des renseignements sur la propriété visée et le projet (achat, préqualification, refinancement ou renouvellement), les documents justificatifs déposés (pièces d’identité, preuves de revenus, relevés, avis de cotisation) et les renseignements qui en sont extraits, les conditions du prêt obtenu (prêteur, montant, taux, date de renouvellement), ainsi que le contenu des échanges textos tenus avec l’assistant de qualification. Certains de ces renseignements sont sensibles au sens de la Loi 25 et sont traités avec un soin particulier.

4. Les finalités du traitement

Les renseignements sont traités uniquement pour : recevoir et structurer les réponses au formulaire ; recevoir les documents demandés par le courtier, les classer automatiquement et en extraire les renseignements utiles ; produire le dossier PDF transmis au courtier ; créer et remplir le dossier dans les outils du courtier (son CRM et son logiciel hypothécaire) ; qualifier les demandes par échange texto et fixer les rendez-vous ; produire une estimation de capacité d’emprunt et une notation du dossier ; relever, dans les courriels que le courtier reçoit des prêteurs, les décisions et les conditions qui concernent le dossier ; aider le courtier à rédiger ses notes de conformité ; transmettre les rappels liés au dossier ; et, pour le compte du courtier, communiquer avec ses clients à l’approche de leur renouvellement, lors d’un mouvement de taux ou à l’anniversaire de leur prêt, et solliciter un avis une fois le dossier terminé.

Le traitement automatisé assiste le courtier ; il ne décide pas. Aucune décision concernant une personne n’est prise exclusivement par un système automatisé : c’est le courtier qui vérifie et décide.

DeepFlow ne vend jamais de renseignements personnels, ne les utilise à aucune fin publicitaire et ne s’en sert pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

5. Le consentement

Les renseignements sont fournis volontairement par la personne concernée, dans le cadre de la démarche entreprise avec son courtier, en remplissant le formulaire ou en répondant aux messages textes. Le consentement peut être retiré en tout temps auprès du courtier ou de DeepFlow (section 11) ; certains services pourraient alors ne plus pouvoir être rendus. Chaque message automatisé indique comment y mettre fin : il suffit de répondre STOP à un message texte, ou d’en faire la demande au courtier. Ce choix vaut pour les messages textes comme pour les courriels.

6. Le partage des renseignements

Les renseignements sont partagés avec le courtier concerné et avec un nombre restreint de fournisseurs de services qui font fonctionner la plateforme pour le compte de DeepFlow : hébergement des données, transmission des courriels et des messages textes, et analyse par intelligence artificielle (classement des documents, qualification et notation des dossiers, lecture des réponses des prêteurs).

Ces fournisseurs sont liés par des ententes écrites, ne peuvent utiliser les renseignements qu’aux seules fins de rendre leur service à DeepFlow, et ne peuvent en aucun cas les utiliser à leurs propres fins ni pour entraîner des modèles. Aucun renseignement personnel n’est communiqué à des tiers en dehors de ce cadre.

Des précisions sont publiées à la page Hébergement et fournisseurs.

7. L’hébergement des renseignements

Les documents et la base de données sont hébergés au Canada. Certains services nécessaires au fonctionnement de la plateforme — transmission des messages textes et des courriels, planification des tâches et une partie du traitement par intelligence artificielle — sont exécutés à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis ; ces communications sont encadrées par des ententes écrites et font l’objet de l’évaluation prévue à l’article 17 de la Loi 25.

Une fois transmis, les renseignements résident aussi dans les outils du courtier (son CRM, son logiciel hypothécaire et sa boîte courriel), que le courtier gère dans ses propres comptes et selon ses obligations professionnelles.

8. La durée de conservation

DeepFlow conserve les documents et les renseignements qui en sont extraits le temps nécessaire au traitement du dossier, puis les détruit automatiquement, environ 120 jours après leur réception ; le courtier peut prolonger ce délai une seule fois, de 60 jours. Un journal minimal, dont les renseignements personnels sont effacés à la même échéance, est conservé à des fins de vérification. Une fiche client — nom, coordonnées et conditions du prêt, sans aucun document — demeure dans l’espace du courtier pour le suivi du renouvellement ; elle est supprimée sur demande de la personne concernée ou du courtier. Le registre des personnes qui ont demandé à ne plus être contactées est conservé, pour que ce choix continue d’être respecté.

Le courtier demeure tenu de conserver certains dossiers plus longtemps selon ses propres obligations légales ; cette conservation relève de lui et s’effectue dans ses propres outils.

9. Les mesures de protection

DeepFlow applique des mesures de sécurité proportionnées à la sensibilité des renseignements, comme le demande la Loi 25, notamment : chiffrement des données au repos et en transit, hébergement des documents et de la base de données au Canada, accès restreint et cloisonné par courtier, vérification de l’identité du client par code à usage unique, et journalisation des actions. Aucune mesure n’est infaillible.

10. Les droits des personnes concernées

Sous réserve de la loi, toute personne concernée peut : consulter les renseignements détenus à son sujet, en demander la rectification, en demander la suppression, en obtenir une copie dans un format technologique structuré (portabilité) et retirer son consentement. Les demandes reçoivent une réponse dans les délais prévus par la loi, généralement 30 jours. Lorsque la demande porte sur un dossier hypothécaire, elle s’adresse d’abord au courtier, qui est le responsable de ces renseignements ; DeepFlow l’assiste pour y répondre et lui transmet toute demande reçue directement.

11. Exercer un droit et nous joindre

Toute question ou demande peut être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels de DeepFlow :

Courriel : deepflow_ai@outlook.com

12. Les renseignements dont DeepFlow est elle-même responsable

DeepFlow est responsable des renseignements qu’elle recueille pour son propre compte : les coordonnées et les identifiants de connexion des courtiers et de leurs utilisateurs, les questions posées à l’assistant d’aide de la plateforme, les données techniques nécessaires au soutien et à la sécurité, et les messages reçus par l’entremise du site. Ces renseignements servent à fournir et à sécuriser le service, et sont conservés pendant la durée de la relation d’affaires. Les droits décrits à la section précédente s’exercent, pour ces renseignements, directement auprès de DeepFlow.

13. Témoins (« cookies »)

Le site Web utilise uniquement les témoins essentiels à son fonctionnement et à la sécurité des sessions. Aucun outil de suivi publicitaire n’est utilisé.

14. Modifications

La présente politique peut être mise à jour. La date d’entrée en vigueur indiquée ci-dessus correspond à la version courante ; toute modification importante est signalée.