Sécurité et confidentialité

La plateforme traite des renseignements sensibles : revenus, mise de fonds, situation financière, projet immobilier. Elle est construite en conséquence.

Hébergement au Canada

Les documents et la base de données sont hébergés sur des serveurs situés au Canada. Certains services — messages textes, envoi des courriels et une partie du traitement par intelligence artificielle — sont exécutés à l’extérieur du Canada, dans le cadre d’ententes écrites. Le détail figure à la page Hébergement et fournisseurs.

Chiffrement au repos et en transit

Les données sont chiffrées lorsqu’elles sont stockées et lorsqu’elles circulent sur le réseau.

Conservation minimale

Les documents ne sont pas conservés indéfiniment chez DeepFlow : ils sont détruits automatiquement environ 120 jours après leur réception, un délai que le courtier peut prolonger une seule fois de 60 jours. Les renseignements extraits des documents sont effacés au même moment. Une fiche client — nom, coordonnées et conditions du prêt, sans aucun document — demeure dans l’espace du courtier pour le suivi du renouvellement, jusqu’à ce que le courtier ou la personne concernée en demande la suppression.

Accès cloisonné

Chaque espace courtier est isolé : un courtier n’a jamais accès aux dossiers d’un autre. Les dossiers sont livrés directement dans les outils du courtier : son CRM, son logiciel hypothécaire et sa boîte courriel.

Accès vérifié

Le client ouvre son espace de dépôt à l’aide d’un code à usage unique envoyé à son adresse courriel, puis donne son consentement avant de déposer quoi que ce soit. Du côté du courtier, la connexion est protégée par un test anti-robot et par une authentification à deux facteurs, que chaque utilisateur peut activer.

Journal de vérification

Chaque action importante est journalisée. Le journal ne contient jamais le contenu des documents ; les renseignements qui en sont extraits y sont effacés à l’échéance de conservation.

Aucune utilisation secondaire

Les renseignements ne sont jamais vendus, ne servent à aucune fin publicitaire et ne sont utilisés pour entraîner aucun modèle d’intelligence artificielle, y compris les documents déposés, les réponses aux formulaires, les échanges textos de qualification et les notations produites par l’IA. Les fournisseurs qui font fonctionner la plateforme sont contractuellement tenus à la même règle.

Une entente avec chaque courtier

Une entente écrite de protection des renseignements personnels, telle que la prévoit l’article 18.3 de la Loi 25, est conclue avec chaque courtier ; elle précise les responsabilités de chacun.

Le rôle de DeepFlow est de rendre facile, pour le courtier, le respect de ses obligations au titre de la Loi 25 et de l’encadrement de l’AMF. La documentation de sécurité complète est disponible sur demande : deepflow_ai@outlook.com.