Hébergement et fournisseurs

Pour faire fonctionner la plateforme, Deepflow fait appel à un nombre restreint de fournisseurs de services spécialisés. Cette page décrit le cadre qui les encadre.

Les catégories de fournisseurs

Chaque fournisseur relève de l’une des catégories suivantes, et ne reçoit que ce que sa fonction exige :

Catégorie	Fonction
Hébergement et stockage	Conservation chiffrée des renseignements du dossier et des dossiers PDF produits
Hébergement applicatif	Exécution de la plateforme, des formulaires et traitement des requêtes
Analyse par intelligence artificielle	Qualification des demandes par échange texto et notation des dossiers
Messagerie transactionnelle	Transmission des courriels et des messages textes : qualification, confirmations et rappels
Orchestration et supervision technique	Planification des rappels et suivi du bon fonctionnement du système, à partir de métadonnées seulement

Les renseignements principaux sont hébergés au Canada.

Les règles imposées à chaque fournisseur

Chaque fournisseur est lié par une entente écrite qui prévoit, au minimum :

• Aucune utilisation à ses propres fins. Le fournisseur ne peut utiliser les renseignements que pour rendre son service à Deepflow.
• Aucun entraînement de modèles. Les renseignements ne servent jamais à entraîner de modèles d’intelligence artificielle.
• Aucune revente, aucune publicité. Les renseignements ne sont ni vendus, ni loués, ni utilisés à des fins de marketing.
• Confidentialité et sécurité équivalentes. Chiffrement au repos et en transit, accès limité au strict nécessaire.
• Avis en cas d’incident. Obligation d’aviser Deepflow sans délai de tout incident de confidentialité.
• Minimisation. Le fournisseur ne reçoit que la catégorie de données que sa fonction requiert ; plusieurs d’entre eux ne traitent que des métadonnées, sans jamais accéder au contenu des dossiers.

Les traitements à l’extérieur du Québec

Certains services accessoires au fonctionnement de la plateforme sont exécutés à l’extérieur du Québec. Avant de recourir à un tel fournisseur, Deepflow évalue et documente la sensibilité des renseignements en cause, la finalité du traitement, les protections contractuelles et techniques offertes et le régime juridique applicable, comme l’exige l’article 17 de la Loi 25. Chaque transfert est encadré par une entente écrite.

Lorsqu’une option hébergée au Canada existe, elle est privilégiée. C’est le cas pour le stockage des renseignements, la base de données, l’hébergement applicatif et l’analyse par intelligence artificielle.

Les services gérés par le courtier

Certains outils utilisés dans le flux de travail appartiennent au courtier et opèrent dans ses propres comptes : son logiciel de gestion de la relation client, son logiciel hypothécaire, sa boîte courriel et son outil de prise de rendez-vous. Leur usage et leur configuration relèvent du courtier, qui en demeure responsable.

Modifications

Deepflow peut ajouter ou remplacer un fournisseur. Les courtiers liés par une entente sont avisés à l’avance de tout changement significatif et peuvent s’y opposer.

Le détail des fournisseurs et de leurs certifications est disponible sur demande : deepflow_ai@outlook.com.