Un dossier de conformité qui se prépare pendant que le dossier avance

Ne plus repartir de zéro

La conformité coûte du temps surtout parce qu’elle arrive en fin de parcours : il faut retrouver les pièces, reconstituer les échanges et rédiger les notes de mémoire. DeepFlow prépare ces éléments tout au long du processus. Le travail qui reste est une relecture, pas une reconstitution.

Ce qui est préparé pour vous

• Les pièces justificatives sont classées à leur arrivée et jointes au dossier.
• Les notes au dossier sont rédigées avec l’aide de l’IA, à partir de ce que le dossier contient. Vous les relisez et les corrigez.
• La checklist de conformité est générée à la clôture du dossier.
• Le journal des échanges garde la trace de chaque action importante.

Le suivi des réponses des prêteurs

DeepFlow relève, dans les courriels que vous recevez des prêteurs, les décisions et les conditions qui concernent le dossier. Le statut se met à jour à chaque étape (soumis, conditions, accepté) et les conditions sont consignées. Vous suivez chaque dossier sans fouiller votre boîte de réception.

Loi 25 : le cadre mis en place

Au Québec, le courtage hypothécaire est encadré par l’Autorité des marchés financiers (AMF), et les renseignements de vos clients sont protégés par la Loi 25. DeepFlow agit comme mandataire : vous demeurez responsable des renseignements personnels de vos clients, et DeepFlow les traite uniquement pour vous rendre le service.

• Une entente écrite, telle que la prévoit l’article 18.3 de la Loi 25, est conclue avec chaque courtier.
• Les documents et la base de données sont hébergés au Canada. Certains services sont exécutés à l’extérieur du Canada, dans le cadre d’ententes écrites.
• Les données sont chiffrées au repos et en transit.
• Les documents sont détruits automatiquement environ 120 jours après leur réception.
• Les renseignements ne sont jamais vendus ni utilisés pour entraîner des modèles d’IA.

Pour le détail : Sécurité et confidentialité, Politique de confidentialité et Hébergement et fournisseurs.

Ce que DeepFlow ne fait pas

DeepFlow ne garantit pas votre conformité et ne prend aucune décision à votre place. Aucune décision concernant une personne n’est prise exclusivement par un système automatisé : c’est le courtier qui vérifie et décide. L’objectif est plus modeste, et plus utile : que la conformité ne gruge plus autant de temps.

La préparation du dossier de conformité et le suivi de chaque dossier sont inclus dans tous les forfaits.

Questions fréquentes

DeepFlow garantit-il la conformité de mes dossiers?

Non. DeepFlow prépare les pièces, les notes et le journal des échanges pour réduire le travail de préparation. Le courtier vérifie, décide et demeure responsable de sa conformité.

Qui est responsable des renseignements personnels de mes clients?

Le courtier. DeepFlow agit comme mandataire au sens de l’article 18.3 de la Loi 25 et traite les renseignements uniquement pour rendre le service, selon une entente écrite.

Où les données sont-elles hébergées?

Les documents et la base de données sont hébergés au Canada. Certains services, comme l’envoi des messages textes et des courriels, sont exécutés à l’extérieur du Canada dans le cadre d’ententes écrites.

Les données servent-elles à entraîner une IA?

Non. Les renseignements ne sont jamais vendus, ne servent à aucune fin publicitaire et ne sont utilisés pour entraîner aucun modèle d’intelligence artificielle.